e-Regi 스마트 행사 등록 시스템 도입 전 필수 현장 운영 조건 가이드

1. 기존 홈페이지·회원 DB 연동부터 결제 시스템 설정까지: 사전 준비 단계

학회 등록 업무에서 가장 먼저 발목을 잡는 건, 단순히 '결제 창을 여는 것'이 아니다. 바로 기존 회원 DB와 등급별 요금 정책을 시스템에 어떻게 이식할 것인가다. 정회원·준회원·학생회원마다 참가비가 다르고, 조기등록 할인 구간까지 겹치면 사무국이 일일이 확인하는 수밖에 없다.

회원 DB 연동, 어디서 꼬이는가

현장에서 자주 벌어지는 상황이다. 참가자는 '정회원'인데 시스템에는 '준회원'으로 들어가 있거나, 회원증번호 양식이 서로 달라 검증 단계에서 등록 자체가 막히는 것이다. e-Regi는 회원증번호 검증 → 등급 식별 → 등급별 요금 자동 계산 → 조기등록 할인 자동 적용을 한 흐름으로 처리한다. 참가자가 번호만 입력하면, 시스템이 등급을 판별하고 해당 시점의 할인 구간까지 반영한 금액을 즉시 보여주는 구조다.

이 흐름이 제대로 작동하려면 사무국이 사전에 확정해야 할 기준이 있다.

• 기존 회원 DB를 엑셀 또는 CSV 포맷으로 확보했는가
• 회원 등급별 요금표(정회원·준회원·학생회원)를 최종 확정했는가
• 회원증번호 체계가 포맷에 맞게 정리되어 있는가

DB가 불완전하면 자동 계산 로직 자체가 의미가 없어진다. 데이터 품질이 시스템 도입의 전제 조건이다.

2. 현장 키오스크·발권기 설치를 위한 공간·전원·네트워크 하드웨어 최적 구성

개회식 직전, 로비에 인파가 몰리며 접수 창구가 막히는 피크 타임은 행사 주최자에게 가장 긴장되는 순간입니다. 이때 대기 행렬을 빠르게 해소하려면, 소프트웨어 기능뿐만 아니라 공간·전원·네트워크 하드웨어 환경이 튼튼하게 세팅되어 있어야 합니다. e-Regi 현장 키오스크는 무인 기기에서 이름, 소속, 면허번호, QR, 영수증이 통합된 지류 명찰을 1초 만에 출력합니다. 입구에서는 QR 출결 시스템이 참가자의 코드를 스캔하여 3초 이내로 입장을 처리하고 중복 스캔까지 방지합니다. 더불어 사전 등록 완료 시 카카오 알림톡으로 모바일 바우처(QR 포함)가 자동 발송됩니다. PC·태블릿·스마트폰에 대응하는 반응형 등록 폼을 거친 참가자는 현장 키오스크에 구애받지 않고 곧바로 입장할 수 있습니다. ### 기존 현장 vs e-Regi 도입 현장 이러한 속도가 가능하려면 기기 설치 공간과 네트워크 환경이 뒷받침되어야 합니다. 두 방식의 차이를 확인해 보세요.

3. [비교] 기존 수기 등록 vs e-Regi 스마트 접수: 피크 타임 처리 능력과 장애 대응

다. 명찰을 손으로 찾고, 결제 영수증을 수기로 끊고, 출결을 엑셀에 한 줄씩 입력하는 사이 대기줄은 걷잡을 수 없이 길어진다. 더 큰 문제는 네트워크가 불안정해지는 순간 — 접수 자체가 멈추면 세션 시작 시간이 밀리고, 연사 안내도, 협찬사 부스 운영도 줄줄이 꼬인다.

한 사람당 몇 초가 걸리는가: 처리 능력 비교

4. 현장 셋업 교육, 통합 콘솔 제어, 행사 후 데이터 활용까지의 실행 절차

행사 당일 가장 많이 꼬이는 지점은 등록 데스크가 아니라 세션 홀 입구다. 참가자가 한꺼번에 몰리면 QR 스캔 한 번에 3초가 걸려도 줄이 길어지고, 세션이 바뀔 때마다 출결 구역을 다시 세팅하다 타임라인이 어긋난다. e-Regi가 이 구간을 어떻게 처리하는지, 사무국이 행사 전까지 무엇을 확정해야 하는지 정리했다.

통합 콘솔로 현장을 한 화면에서 제어하기

현장 운영자가 가장 필요로 하는 건 "지금 세션홀에 몇 명이 앉아 있는지, 마이크와 영상이 정상인지"를 한 화면에서 확인하는 것이다. e-Regi 통합 운영 콘솔은 출입 통계와 컨퍼런스홀 AV(음향·영상) 상태를 동시에 보여주고, 세션·홀별로 독립 출결 구역을 설정할 수 있다.

보수교육 평점이 걸린 행사라면 더 중요하다. QR 스캔 시 참가자의 입장 시간과 퇴장 시간이 자동 기록되므로, 종료 후 평점 대상자를 선별할 때 별도 수기 작업이 필요없다.

배지·협찬사 부스까지 한 번에 연결하기

5. e-Regi 도입 비용·AS 조건과 사전 테스트(OBD) 체크리스트

도입 전 확인해야 할 비용 구조와 AS 범위

e-Regi는 클라우드 SaaS 형태로 제공되기 때문에, 별도 서버 구축이나 인프라 비용이 발생하지 않습니다. 대규모 행사라면 전용 인스턴스 옵션도 고려할 수 있지만, 기본적으로는 가입만으로 행사 당일 즉시 사용 가능한 구조입니다. | 항목 | 클라우드 SaaS (기본) | 전용 인스턴스 (대규모) |

판단 기준은 단순합니다. "서버를 우리가 직접 세팅해야 하는가? " — 그럴 필요가 없다면, 인프라 비용은 견적에서 제외하고 솔루션 사용료와 운영 지원 범위만 비교하면 됩니다. 견적 문의는 대표전화 02-6959-3871 또는 info@hongcomm. kr로 신청하면 1영업일 이내 회신됩니다. 현재까지 20개 이상의 행사, 5,000명 이상 누적 참가자 실적이 있는 만큼, 상담 단계에서 규모가 비슷한 사례를 참고할 수 있습니다.