학회 포털 시스템 구축 사례: 회원·논문·학술대회 관리를 하나로 통합한 이야기

학회 사무국이 매달 반복하던 '자료 옮겨 적기' 문제

학회 사무국에서 일해 보셨다면, "결국 오늘도 시트 세 개를 왔다 갔다 했다"는 말이 얼마나 익숙한지 아실 겁니다. 회원관리는 엑셀 파일, 논문 접수는 구글폼, 학술대회 사전등록은 또 다른 폼. 도구는 각자 잘 돌아가는데, 문제는 그 사이를 사람이 연결하고 있었다는 점입니다.

어디서 시간이 새다

가장 대표적인 지점이 회비 납부 여부에 따라 등록비가 달라지는 구조입니다. 정회원은 할인, 비회원은 정가. 이 규칙 하나 때문에 사전등록이 들어올 때마다 사무국은 엑셀 회원 명단을 열어 이름을 검색하고, 납부 상태를 확인하고, 폼 응답 시트에 다시 표시해야 했습니다.

논문 쪽도 사정은 비슷합니다. 투고는 구글폼으로 받고, 심사 위원 배정은 메일로 조율하고, 그 결과를 다시 시트에 옮겨 적는 이중 노동이 매 학술대회마다 반복됩니다. 한 번이라도 놓치면 중복 등록이거나 심사 누락이라는 사고로 이어지니, 결국 사람이 계속 붙어 있을 수밖에 없는 구조였습니다.

흩어진 도구 vs 통합 포털

이 구조를 도구별로 비교해 보면 차이가 선명해집니다.

Society Portal은 무엇을 하나로 묶었나: 회원DB부터 명찰까지

엑셀 파일을 열어 회원 명단을 정리하고, 구글폼으로 사전등록을 받고, 결제 내역은 별도로 대조하고 — 이 방식이 익숙한 학회 사무국이라면 "Society Portal"이 무엇을 바꾸는지가 가장 궁금하실 겁니다. 핵심은 두 시스템이 하나의 회원 데이터를 공유한다는 점입니다.

홈페이지 안에서 끝나는 일상 운영

학회 홈페이지 솔루션(Society Website)에는 회원 가입, 등급별 자료실, 마이페이지가 들어가고, 연회비와 회원 등급 체계, 논문 투고 규정, 심사 워크플로까지 관리자 통합 대시보드에서 조정할 수 있습니다. 집담회·지부행사·온라인 강의(VOD)도 같은 화면에서 운영됩니다.

즉, 평소에는 회원DB와 논문 시스템이 홈페이지 안에서 돌아가다가, 학술대회 시즌이 되면 e-Regi가 그 위로 얹히는 구조입니다.

학술대회가 연결되는 지점

사전등록·결제·영수증·확인서 발급은 e-Regi와 연동됩니다. 결제 수단은 NICEPAY·토스·카카오·네이버페이·가상계좌까지 갖춰져 있고요.

특히 중복 스캔 방지와 입·퇴장 시간 자동 기록은 보수교육 평점 집계가 있는 학회라면 체감이 큰 부분입니다. 현장에서 누가 몇 시에 들어와서 몇 시에 나갔는지 별도로 남길 필요가 없어집니다.

관리자 화면에서 실제로 조정하는 것들: 논문 접수부터 심사 배정, 게재까지

학회 포털을 도입할 때 가장 먼저 확인해야 할 것은 화면이 예쁘냐가 아니라, 관리자가 개발자 없이 어디까지 직접 조정할 수 있는가입니다. 이 범위가 넓을수록 학회 사무국이 회사에 연락할 일이 줄어들고, 매년 반복되는 학술대회 준비가 훨씬 가벼워집니다.

코드 수정 없이 관리자 화면에서 정하는 것들

조정 가능 항목은 생각보다 구체적입니다. 실제 확인 목록은 다음과 같습니다.

• 회원 등급 체계 — 정회원·준회원·학생회원 등급 구조와 등급별 노출 자료실 권한
• 연회비 — 등급별 요금 자동 계산 규칙
• 인증 규칙 — 회원증번호 검증 등 자격 조건
• 논문 투고 규정 — 접수 조건, 분야, 저자 안내 문구
• 심사 워크플로 — 심사위원 배정 방식과 결과 처리 흐름
• e-Regi 등록 시스템과의 연동 깊이 — 사전등록·결제·영수증·확인서 발급이 포털과 얼마나 하나로 묶이는지

이 중에서 특히 심사 워크플로와 등록 시스템 연동 깊이 두 가지가 도입 판단의 실질적 기준이 됩니다. 논문은 투고만 잘 받으면 끝이 아니라, 그다음 단계가 본격적인 관리 업무이기 때문입니다.

논문은 하나의 흐름으로 흘러갑니다

접수 창구와 심사 창구가 분리되어 있으면 사무국이 중간에서 엑셀로 자료를 옮기게 됩니다. 통합 포털에서는 이 흐름이 관리자 통합 대시보드 하나에서 이어집니다.

1. 접수 — 저자가 포털에서 투고, 학회지·논문 투고·검색 시스템과 연결 2. 심사 배정 — 관리자가 규정에 맞춰 심사위원 지정 3. 심사 결과 — 결과 회신과 상태 관리 4. 게재 관리 — 학회지 게재·검색까지 마이페이지와 연동

즉 "투고 규정이 바뀌었으니 화면 문구를 고쳐달라"가 아니라, 사무국이 직접 수정하는 구조입니다.

전환과 확장: 견적·기간, 그리고 온라인 학술대회까지

"그래서 구축에는 얼마나 걸리나요?" 상담 자리에서 가장 먼저 나오는 질문입니다. 답은 의외로 단순합니다. 표준 학회 솔루션 기준 약 4~6주, 여기에 커스텀 요건이 얹히면 6~10주가 일반적입니다.

다만 이 기간이 그대로 지켜지느냐는 개발 착수 전에 달려 있습니다. 엑셀 회원명부를 넘기는 것만으로 끝나는 게 아니라, 아래 데이터가 먼저 정리되어 있어야 일정이 흔들리지 않습니다.

• 회원 DB 이전 대상 항목 정리 (기존 회원 정보 일괄 정제)
• 회원 등급 체계와 연회비 규칙 확정
• 인증 규칙 정의
• 논문 투고 규정과 심사 워크플로 확정
• e-Regi 등록 시스템과의 연동 깊이 결정

특히 심사 워크플로는 학회마다 편차가 큰 부분이라, "심사위원 몇 단계를 거치는지, 채점 기준표가 있는지"까지 미리 정해두면 커스텀 기간이 늘어나는 대표적인 원인을 줄일 수 있습니다.

온라인 학술대회까지 한 번에

확장성도 이 플랫폼의 핵심입니다. e-Regi, 학회 홈페이지, AI 실시간 동시통역, 스마트 설명회 예약, eBook 라이브러리, 마이스 매니저 6가지 솔루션이 각각 단독·통합 운영 모두 가능한 구조라서, 학회 홈페이지를 먼저 세팅하고 행사 때마다 필요한 모듈을 붙이는 방식으로 갈 수 있습니다.

온라인 학술대회를 예로 들면 이렇게 흐릅니다.

우리 학회는 포털을 도입해야 할까: 점검할 질문들

"포털이 있으면 좋겠다"는 막연한 느낌으로 시작하면 견적부터 받아보게 되고, 결국 필요 없는 기능까지 붙은 구성을 들고 오게 됩니다. 순서를 바꿔야 해요.