학회 참가자 안내 체크리스트: 사무국 행사 전 점검 가이드

1. 행사 전 필수 안내 발송부터 등록·결제 시스템 점검까지

안내 발송, "보냈다"가 아니라 "도달했다"로 관리하기

행사 며칠 전 가장 많이 걸리는 전화는 *"안내장 못 받았어요"*다. 사전등록 마감, 프로그램 일정, 오시는 길·주차 안내를 카카오 알림톱으로 발송할 때는 발송 자체가 목적이 아니라 수신 여부와 바우처 도달 여부가 기준이어야 한다. 사무국은 관리자 대시보드에서 알림톡 발송 실패 건을 즉시 추려내어 개별 재발송 또는 유선 안내로 이어가야 한다.

2. 명단 취합과 자료 수량 산정: 접수 데이터를 초록집·인쇄물 준비로 연결

명단이 엑셀 파일 여러 장으로 흩어지면, 인쇄 수량 산정은 늘 감이다. 사전등록 결제가 마감되는 시점에 실시간 대시보드로 확정 인원을 잡고, 초록집과 인쇄물 수량을 거기에 맞춰야 끝판이 흔들리지 않는다.

3. 당일 접수 폭주 대비: QR 체크인 동선·디바이스·인력 배치 점검

행사 시작 30분 전, 참가자가 한꺼번에 몰리면 접수대는 순식간에 혼잡해집니다. 이때 병목을 막으려면 입장 동선을 단방향 흐름으로 설계해야 합니다.

4. D-1 최종 점검 체크리스트와 맞춤 시스템 구축 팁

행사 전일, 빈 접수대 앞에서 QR 스캔부터 명찰 출력까지 실제 기기를 켜고 시뮬레이션해야 합니다. 와이파이가 터지지 않아 현장이 멈추는 사태를 막기 위해서죠. 최종 점검은 단순히 전원이 들어오는지 보는 게 아닙니다. 아래 핵심 항목들이 하나의 흐름으로 꼬임 없이 연결되는지 확인해야 합니다. - 출입·평점 로직: QR 스캔 시 3초 이내 입장 처리가 되는가? 중복 스캔은 차단되고, 보수교육 평점을 위한 입·퇴장 시간이 정상 기록되는가?

실행 전 점검표