학술대회 대행 견적 문의 전 사무국이 미리 정리할 행사 정보

1. 견적의 뼈대가 되는 학술대회 기본 개요 및 예산 항목 점검

견적을 요청할 때 가장 먼저 충을 세워야 할 것은 바로 기본 개요입니다. 행사 일시, 장소, 예상 인원, 세션 수는 전체 예산을 결정하는 핵심 뼈대이므로 빠짐없이 점검해야 합니다. ### 예산에 가장 큰 영향을 미치는 변수 규모가 커질수록 견적 변동을 일으키는 항목들이 명확해집니다. 사무국은 다음 기준을 바탕으로 예산 항목을 분류해 두어야 합니다.

2. 온·오프라인 참가자 등록 및 결제 시스템 구축 요구사항 정리

회원 등급별 요금·결제 조건, 한 장으로 묶기

"정회원이신가요? " 접수대에서 일일이 물어보며 요금표를 뒤지다 보면 줄이 길어집니다. 이 과정을 시스템에 완전히 위임하려면, 대행사에 넘기기 전에 회원 관리 기준을 문서 하나로 딱 정리해 두어야 합니다.

3. 행사 당일 현장 동선: 모바일 명찰(QR) 발송 및 키오스크 발권 시스템 설계

입장 대기줄이 길어지는 현장에서 가장 빠르게 병목을 풀어주는 핵심 동선은 사전 모바일 명찰 수령 → 현장 무인 키오스크 지류 출력입니다. 참가자가 미리 받아둔 모바일 명찰을 키오스크에 스캔하면 1초 만에 지류 명찰 발권이 완료되어 접수대 대기 시간을 획기적으로 줄일 수 있습니다. 동선 설계 시 반드시 점검해야 할 현장 운영 기준은 다음과 같습니다.

4. 논문 접수부터 심사 관리까지: 관리자 페이지 테스트 및 숨은 비용 확인

관리자 페이지, 어디까지 테스트해야 할까

논문 접수 단계에서 가장 많이 꼬이는 지점은 심사 위원별 배정 현황과 접수 데이터가 실시간으로 연동되지 않는 상황입니다. 관리자가 엑셀을 수작업으로 옮기는 순간, 중복 발급과 결제 오류의 위험이 커집니다. 사무국은 견적을 받기 전, 관리자 페이지에서 실시간 대시보드로 현재 접수 현황과 심사 진행 단계가 한눈에 들어오는지 먼저 점검해야 합니다.

시스템 연동 필수 기능 체크리스트

실행 전 점검표