국제학술대회 세션 운영 항목 설계 기준과 학회 관리자 시스템 연동

발표 종류별 세션 시간·트랙 배정과 동시 진행 스케줄 충돌 방지 기준

발표 종류에 따라 차등 시간을 배정하는 원칙을 세우는 게 출발점입니다. 키노트는 전체 청취, 구두와 포스터는 트랙 분리, 온라인 발표는 별도 세션으로 묶는 식입니다.

등록 연동·세션별 정원 제한·QR 명찰 발급을 위한 DB 연동 조건

등록부터 결제까지, 조건별 요금이 꼬이는 지점

현장에서 가장 많이 지적받는 건 "결제 금액이 다르다"는 클레임입니다. 정회원과 비회원, 조기와 일반 등록 조건이 섞이면 수작업으로는 맞출 수 없죠. 시스템은 참가자 자격을 자동 판별해 요금을 차등 부과하고, 신용카드부터 카카오페이, 네이버페이, 가상계좌까지 실시간 연동으로 매출을 매칭해야 합니다.

하이브리드 학술대회 필수 항목: 자료 업로드·Q&A·실시간 중계·다국어 동시통역 연동

현장에서 자주 발생하는 문제는 홀 간 이동과 송출 상태가 단절될 때 발생합니다. 참가자가 세션을 옮겨도 청취가 끊기지 않도록 여러 홀을 동시에 관제하는 멀티 홀 체계가 기본이어야 합니다. 이때 발표 자료와 연사, 세션, 초록 데이터는 모바일에 최적화된 웹앱 형태로 구성해 참석자가 사전에 내용을 열람하도록 유도해야 합니다.

통합 제어 콘솔 기준

솔루션 도입부터 현장 세팅까지: 사무국이 점검할 통합 프로세스

행사 당일, 컨트롤 룸 모니터에 여러 홀의 현황이 한눈에 들어와야 사무국이 혼잡을 막을 수 있다. Academic e-Regi는 등록·결제부터 QR 출결까지 하나로 묶여 있는 덕분에 현장 단말기마다 별도 인프라를 둘 필요가 없다.

실행 전 점검표